【中途採用】　本人から書類を収集する

マイナンバーは、雇用保険や社会保険、年末調整などの手続きで必要になります。マイナンバーカードのコピーで番号と本人であることの確認を行います。マイナンバーカードを持っていない場合は、通知カードのコピーと本人確認で免許証や保険証等で確認します。

基礎年金番号通知書または基礎年金番号が記載されている年金手帳。企業に入社した場合、厚生年金の加入手続きが必要なので、入社時の手続きに必要です。年金手帳は、会社か本人のいずれかが保管します。※海外に転出した場合や国民年金保険料の口座振替の手続きなどを行う際にはマイナンバーではなく基礎年金番号が必要になるため。

「雇用保険被保険者証」は、最初に就職した会社がハローワークに被保険者資格取得届を提出した後に発行され、一般的にはハローワークから会社を経由して本人に配布されますが、退職時まで必要とならないことから紛失防止で会社側で預かっているけーすも多いです。記載されている被保険者番号は退職や転職をしても変わらず一生同じ番号を使います。

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は採用決定時に従業員に渡し、本人に記入・提出してもらいます。最初の給与支給日の前日が提出期限ですが、給与計算のスケジュールなどから、入社初日に回収するのが現実的でしょう。提出された内容に基づき、毎月の給与から所得税が控除されることになります。※提出しない従業員の所得税は、原則、乙欄で計算することになります。

年末調整を行うために、1年間の給与総額や徴収済の所得税額などを把握する必要がありますので、前社から交付されたものを本人から回収してください。本人が所有していない場合は、前社から発行してもらい本人に提出させてください。※退職が前年の場合は、必要が無い場合があります。